Niniejszym artykułem rozpoczynamy cykl mini-artykułów poświęconych tematyce konstruowania umów międzynarodowych z zagranicznym kontrahentem. Coraz więcej umów jest zawieranych w języku angielskim, rosyjskim bądź niemieckim. Odpowiednie skonstruowanie umowy jest warunkiem sine qua non zabezpieczenia strony umowy przed nieuczciwymi praktykami rynkowymi bądź jej słabszą pozycją negocjacyjną w stosunku do strony przeciwnej. Dysproporcja stron może powodować do powstawania niesymetrycznych warunków umowy, a w konsekwencji zagrożenia bytowych interesów strony. Właściwe skonstruowanie postanowień umownych, nawet przy słabszej pozycji negocjacyjnej strony może zminimalizować ryzyko niekorzystnych konsekwencji umownych.

 

Vol. 1. Sprawdzenie danych kontrahenta

Zanim zdecydujemy się na transakcję, warto dokładnie sprawdzić zagranicznego partnera. Przed przystąpieniem do zawarcia umowy należy sprawdzić sposób reprezentacji strony, z którą chcemy nawiązać współpracę. Można do tego celu posłużyć się rejestrami przedsiębiorców, które dostępne są w większości krajów członkowskich Unii Europejskiej. Zawierają one podstawowe dane identyfikujące firmę, m.in.: wysokość kapitału zakładowego, dane wspólników, skład organu upoważnionego do reprezentacji spółki (Zarząd, Wspólników, Partnerów), dane o sprawozdaniach finansowych, niekiedy informacje o postępowaniach upadłościowych, ugodowych lub windykacyjnych.

W przypadku firm europejskich bazę danych podmiotów figurujących w rejestrze firm znajdziemy na stronie:

https://e-justice.europa.eu/content_business_registers_in_member_states-106-pl.do?clang=pl

Z kolei z pomocą unijnego internetowego narzędzia VIES możesz sprawdzić, czy dana firma jest zarejestrowana jako prowadząca handel w obrębie UE. http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl

VIES (system wymiany informacji o VAT) to wyszukiwarka Komisji Europejskiej. Informacje są pozyskiwane z krajowych baz danych VAT, gdy wyszukiwanie jest prowadzone za pomocą narzędzia VIES. Wyniki wyszukiwania wyświetlają się na dwa sposoby: informacja o VAT UE istnieje ( numer aktywny) lub nie istnieje ( numer nieaktywny).

Przydatny może być również system rejestracji i identyfikacji podmiotów gospodarczych na potrzeby celne EORI. Warto pamiętać, że w niektórych krajach funkcjonuje system licencji na prowadzenie działalności. Może się okazać, że firma, której istnienie potwierdzają źródła, nie posiada np. ważnej licencji na działalność.

https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/customs-procedures/general-overview/economic-operators-registration-identification-number-eori_en 

Pomocnym jest również sprawdzenie, czy firma nie prowadzi przedstawicielstwa w Polsce. Rejestr takich podmiotów prowadzi Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

https://mpit.bip.gov.pl/rejestry-mpit/rejestr-przedstawicielstw-przedsiebiorcow-zagranicznych.html

Ponadto zalecany jest:

  • Skorzystanie z usług międzynarodowej wywiadowni gospodarczej. Usługi te w szerokim zakresie świadczy B.I.R.S. Irina Sajnacka.
  • Skontaktowanie się z polską placówką dyplomatyczną w kraju, w którym działa potencjalny kontrahent. Placówki dyplomatyczne nieodpłatnie przekazują informacje dot. opinii o firmach z kraju swego urzędowania jeżeli możliwe jest ich nieodpłatne uzyskanie z organów rejestrowych, izb gospodarczych, czy wywiadowni gospodarczych. Dodatkowo rejestrują także firmy, które nie wywiązują się ze swoich zobowiązań wobec polskich partnerów.
  • Poproszenie partnera o przedstawienie referencji lub listy klientów, z którymi współpracuje i weryfikacja jego wiarygodności na podstawie kontaktu z klientami.
  • Skontaktowanie się z lokalną izbą handlową, w celu sprawdzenia, czy interesująca nas firma rzeczywiście działa na danym terenie. W Polsce działają też dwustronne izby handlowe, które mogą być cennym źródłem informacji o zagranicznych firmach. Są m.in. członkami Krajowej Izby Gospodarczej.
  • Sprawdzenie informacji na temat partnera w internecie (strona internetowa, fora dyskusyjne). Tutaj warto szczególnie zwrócić uwagę, czy firma np. nie funkcjonuje pod domenami krajów egzotycznych.

W kolejnym artykule zostanie poruszony temat negocjacji.

 

 

Robert Sajnacki

Law Expert